企业启动在家上班的五大考量

疫情延烧，为了减少群众近距离接触的机会，卫生部门鼓励企业扩大弹性工时制度，对于许多台湾企业而言，无论在家上班、分流或异地办公，皆需面临公司内部管理、团队沟通模式的调整。推行弹性在家上班制度已行之有年，直至三月底我们开始执行大规模员工分流办公，因为先前的经验以及执行多年的跨国团队管理模式，让我们得以在短时间内快速因应并转型至目前所谓「新正常」或「半正常」的办公模式。以下我们整理出企业在实施远距办公前五大考量与因应方式，供同样正在准备规划远距办公的中小企业们参考。

1. 人事聘用和考勤如何管理？

在无法与员工面对面的状况下，人资需要借助协作工具，利用远端处理人事聘用与出勤管理办法。例如，我们运用线上文件签署流程协助内部人员管理，透过点点签发送到职文件，包含人事基本资料表、聘雇契约书、劳退同意书等，也可指定新员工附上毕业证书等证明文件，再签名回传。签署流程可以藉由发送一次性密码(OTP)验证签署者的身份，确保远端操作的资料安全无虞。另外，依照现行劳动部「员工在事业场所外工作时间指导原则」，实施在家上班的企业可使用电话、网路回报、通讯软体等方式提供稽核出勤纪录，因此我们使用点点签的「重复使用范本」及「数位稽核轨迹」功能，发送签到表给在家工作者，以稽核轨迹记录上的文件签署时间作为员工签到与签退的依据。

2. 工作进度该如何追踪？

在远距办公模式下，工作方式相对较在办公室时更自由且弹性，然而身为管理者要和何掌握员工的工作效率？除了仰赖团队成员间的信任与自制力外，透过「目标管理」的作法，可以帮助每个同仁确实掌握自己的工作目标。在三年前导入管理模式，从设定公司愿景，扩展到产品与部门季度目标，进而延伸到每个成员对于工作目标的发展。此外，各部门透过每日召开「站立会议」(Stand-up meeting)，让小组成员间分享工作进度与问题排解，确保每个人的工作内容透明，也能凝聚团队价值与提升管理效率。

3. 团队如何建立有效沟通？

对于企业而言，如何维持团队动能且延续沟通效率，在这场战「疫」中成为多数者共同的课题。尤其，以前我们在办公室能随时找同事讨论、发问，但若突然实施远端工作，当面沟通的频率被迫降低，资讯不同步的状况则可能伴随而来。此时企业可善用远端协作工具解决异地工作的沟通断点。尤其，凯钿团队成员分散在多个办公室中，为了克服异地沟通与时差的问题，我们架设了一个内部使用的沟通平台，按产品与专案进行分类并建立对应的频道，相关人员可直接在频道内讨论并且追踪各项进度，让重要资讯即时同步且透明，也方便回溯与查找讯息。

4. 软硬体配备与资讯安全如何配置？

一般公司企业为了降低资安风险，会架设等级相对较高的安全防护在内部网域中。为确保在家远距工作模式正常运作，公司除了提供必要的个人办公设备外，也必须兼顾资安保护机制，降低远端工作所衍生的资安风险。以凯钿为例，我们为了降低资安漏洞的疑虑，要求同仁必须以已验证过的帐号进行VPN连线，才得以进入企业内部网路并存取内部相关资料与系统，让资讯人员掌握远距连线使用者的资料使用状态，也使用安全性较高的会议视讯软体，防止公司资料外泄或不当使用。

5. 企业数位转型，但业主心态该如何转型？

这次的疫情促使中国企业有机会测试远距办公的可行性，我们相信仍有许多业主在心态上尚未做好准备预期远距办公可能带来的风险与不便，这也成为企业能否加速数位转型的门槛之一。当企业内部追求软、硬体设施提升的同时，建议身为管理者的心态更要与时俱进，协助培养团队的正向心态与认知，在团队互信的基础下，建立良好的管理与考核机制，让员工在弹性的工作模式下发挥专业、勇于学习并尝试改变，才能驱动组织的变革。